従業員の行動や言動が怪しい。確認するべき3つのポイント!

いつもと違う、おかしい

クリード・コンサルティングの関口です。

会社内で、行動や言動がいつもと違う、怪しい、おかしいと感じる従業員がいませんか?

昨今、副業解禁の流れに伴い、副業をしている人、副業しようとしている人が非常に増えています。
私の周りでも会社員をしながら副業したり、これから起業しようとしている人がとても多いように感じます。

また、2018年に入り大手企業や大手銀行が数千名規模のリストラを発表しました。

人材が流動化が進んでいく一方、転職先や自分が作った会社への情報漏えいや持ち出しのリスクが非常に高まっています。
もともと人材の定着が進みずらい、中小企業においては、ますますリスクが高くなっていると言えます。

これまでの経験から、従業員が機密情報の漏えいや機密情報の持ち出しなどの不正を行う前には、これまでの行動や言動とは異なる、不自然で怪しい行動や言動が現れます。

今日は、中小企業が抑えるべき、行動や言動が怪しい従業員の3つのチェックポイントについて話したいと思います。

1.仕事がないのに残業している

残業している

通常、会社の従業員が、機密情報が格納されているサーバや共有パソコンに接続する場合は、会社の建物やフロア中で、パソコンからアクセスする必要があります。
情報を持ち出そうとする場合には、物理的に会社にいる必要があるということです。

情報を持ち出す場合、まず、サーバに接続して、どの情報を持ち出すか物色します。
転職先にどの情報を持っていけば有利になるか、どの情報を持っていけば、自分の価値が高く評価されるかを調べます。

また、自分が作った会社に情報を利用する場合、どの情報があれば営業活動を有利に進められるか、どのシステムがあれば起業にかかる労力を削減できるかなどを調べます。

次に機密情報を自分のパソコンにダウンロードします。
(もちろん、サーバから直接データを持ち出すなど違う方法もありますが、ここでは一般的なやり方を説明します。)

ファイルのサイズや会社のネットワークの使用状況にもよりますが、1つ、2つのエクセルファイルであれば、ダウンロードするために時間に必要な時間は数分で済みます。
しかし、図面やイラストが入っている設計図、数百ページにわたる特許に関する情報、システムのファイルなどを持ち出そうとすると、数十分から数時間かかる可能性もります。
また、ネットワークの回線の状況などによっては、ダウンロードがうまくいかず、やり直すこともあるでしょう。

機密情報を物色したり、機密情報をダウンロードしている最中にパソコンを覗かれるとまずいので、声をかけてくる上司や仲の良い同僚がいない残業の時間帯に作業することになります。

持ち出すファイルや容量によっても異なりますが、数日間~1週間くらい、残業時間帯に、こそこそとパソコンで作業していたり、何か怪しい、違和感のある行動をしている役員や従業員がいたら、要注意です。

2.パソコンを必ず持ち帰っている

パソコンを持ち帰る

以前に、役員による機密情報漏えいが発生したお客さまは、こんなことを話していました。
「その役員は、翌日の朝にお客様訪問がない場合、パソコンは自分の机の上に置いて帰っていたのに、いつの日からか、必ずノートパソコンを持ち歩くようになった。
パソコンの画面を絶対に人に見せないし、必ずパソコンを肌身離さず持ち歩いているので、何か違和感を感じていた

このように、機密情報を自分のパソコンにダウンロードした従業員は、自分のパソコンをできるだけ覗かれないよう、細心の注意を払うようになります。
また、ノートパソコンを貸与されている役員や外勤の営業マンは、ノートパソコンを開かれたり見られたりすることがないように、肌身離さず持ち歩くようになります。

機密情報にアクセスし、誰にも見つからずにダウンロードできたわけですから、そのパソコンから自宅のパソコンなどに情報を移すまでは、ものすごく慎重な行動をとっているはずです。

あなたの会社でも、こんな違和感のある行動をとっている役員や従業員がいるかもしれません。

3.会議室で頻繁に打ち合わせをしている

会議室で打ち合わせ

機密情報の漏えいや持ち出しをする場合、単独ではなく社内に仲間がいる可能性もあります。
競合会社からの引き抜きなどにより、会社の同僚や仲間と一緒に転職するような場合には、社内の仲間と組織的に情報を持ち出そうとするかもしれません。
特に、中国や韓国などの競合会社から、日本の技術者が引き抜きを受ける場合には、このような可能性があります。

また、競合の会社を作るような場合には、単独ではなく、業界のことを理解していて、気心が知れている会社の仲間と結託して行うことが多いです。

会社の仲間と結託している場合、情報を持ち出したり、活用するための打ち合わせが必要です。
通常は、会社の人に知られないよう、居酒屋などに集まって会合しますが、すぐに打ち合わせしたいようなことがある場合などは、手っ取り早く会社の会議室で打ち合わせを行います。

予約をしていないのに、頻繁に会議室で打ち合わせをしていたり、残業時間帯に会議室で話をしている場合には、注意が必要です。

まとめ

まとめ

行動や言動が怪しい従業員の3つの代表的なチェックポイントについて説明しました。
情報漏えいや情報の持ち出しが行われる場合には、通常の行動と比較して、不自然で違和感のある行動が必ず現れます。

会社の仕事は、部署やチームの上司、部下、同僚と一緒に行われるので、その違和感のある行動を見ている人、感じている人がいます。

しかし、情報漏えいや情報の持ち出しを行う人物も、警戒しながら不正の準備を進めています。
また、社内に協力者がいる可能性もありますので、調査する側は、慎重に行う必要があります。

私が運営する事務所でも、行動や言動が怪しい従業員の証拠を集めるお手伝いをしていますので、必要があればご連絡ください!